หน้าที่และความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการ ได้แก่ (1) งานบริหารและธุรการ (2) งานคลังและพัสดุ (3) งานนโยบายและแผน และ (4) งานประกันคุณภาพ

1. งานบริหารและธุรการ

3. งานนโยบายและแผน

มีหน้าที่และความรับผิดชอบงานเกี่ยวกับการรับ-ส่ง ลงทะเบียนหนังสือ เก็บและค้นหาหนังสือ รวบรวมข้อมูล ร่างโต้ตอบ บันทึกย่อเรื่อง ตรวจทานหนังสือ ติดต่อนัดหมาย การประชาสัมพันธ์ เตรียมเรื่องและเตรียมการสำหรับการประชุม รายงานการประชุม และรายงานอื่น ๆ การแจกจ่ายเอกสาร ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคลต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอก
สรรหาและบรรจุบุคคลเข้ารับราชการ การทดลองปฏิบัติหน้าที่ราชการ การประเมินผลบุคคลเพื่อเลื่อนระดับเงินเดือน การเปลี่ยนตำแหน่ง ปรับวุฒิ การย้าย โอน การลาศึกษาต่อ ฝึกอบรม ประชุม สัมมนา ดูงาน การจัดทำทะเบียนประวัติ การลาออกจากราชการ การดำเนินการทางวินัย และการเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์
ควบคุมดูแลอาคารสถานที่ทำการของสำนักงานและยานพาหนะที่อยู่ในความ รับผิดชอบ ดูแลรักษาสนามหญ้าและสวนบริเวณรอบ ๆ อาคารสำนักงาน บริการการใช้ห้องประชุมแก่อาจารย์ข้าราชการและผู้ขอใช้อื่น ๆ ควบคุมดูแลบอร์ดปิดประกาศของมหาวิทยาลัยรอบ ๆ อาคาร จัดสถานที่ลงทะเบียนเรียนและรับสมัครนักศึกษาใหม่ ดูแลการใช้อุปกรณ์ ซ่อมแซมอุปกรณ์และเครื่องอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ของสำนักงาน รายงานการปฏิบัติงานของนักการภารโรงและพนักงานขับรถยนต์ ควบคุมดูแลการจ่ายใบอนุญาตใช้รถยนต์ รายงานการใช้น้ำมันเชื้อเพลิง และประสานงานการซ่อมบำรุงกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ในลักษณะงานขอบข่ายของงานมีหน้าที่รับผิดชอบ จำเป็นต้องติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยรามคำแหง ซึ่งได้แก่ คณะ/สำนัก/สถาบัน โดยมีความเกี่ยวข้องต่อการบริการทางด้านวิชาการ เพื่ออำนวยการเรียนการสอนแก่นักศึกษาทุกคณะและสาขาวิชา โดยแบ่งส่วนราชการออกเป็น 4 หน่วย ดังนี้
หน่วยสารบรรณ
ปฏิบัติงานธุรการ และปฏิบัติงานเกี่ยวกับการลงทะเบียนรับหนังสือเข้าทั่วไป ลงทะเบียนรับหนังสือตรวจสอบคุณวุฒิ ลงทะเบียนหนังสือส่งออกทั่วไปและลงทะเบียนหนังสือส่งออกการตรวจสอบวุฒิการ ศึกษา ลงทะเบียนออกเลขหนังสือที่คำสั่ง สวป. ส่งหนังสือลงทะเบียนเรื่องต่าง ๆ ให้หน่วย/งาน/ฝ่าย/ศูนย์ ที่ผู้บังคับบัญชาลงนามสั่งการ ส่งหนังสือเวียน คำสั่ง ประกาศ มติ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับให้หน่วย/งาน/ฝ่าย/ศูนย์ ส่งจดหมายทางไปรษณีย์โดยลงในใบนำส่งทางไปรษณีย์ และสรุปนำส่งสิ่งของทางไปรษณีย์ ส่งสำเนาคู่ฉบับหนังสือส่งออกต่าง ๆ ให้หน่วย/งาน/ฝ่าย/ศูนย์ ปิดประกาศ ข่าวสาร และเอกสารต่าง ๆ ส่งเรื่องต่าง ๆ เพื่อเสนออธิการบดีลงนามและอนุมัติส่งใบเบิกค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียนบุตร ค่าดอกเบี้ย ส่งเรื่องขอตรวจสอบวุฒิ ฝ่าย/ศูนย์ จัดเก็บเอกสาร ค้นหาเอกสาร คัดแยกจดหมายและพัสดุไปรษณีย์ส่งให้หน่วย/งาน/ฝ่าย/ศูนย์ ส่งธนาณัติให้ฝ่าย/ศูนย์ และปฏิบัติงานตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการหน่วยผลิตเอกสาร
ปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือราชการ ของฝ่าย/ศูนย์ต่าง ๆ ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน คำสั่ง ประกาศต่าง ๆ ใบรับรอง แบบฟอร์ม ตลอดจนหนังสือเชิญประชุมและวาระการประชุม รายงานการประชุม ในการจัดพิมพ์หนังสือราชการต้องใช้ โปรแกรมสำเร็จทางด้านเวอร์ดโปรเซสเซอร์ นอกจากนี้ยังต้องปฏิบัติงานรวบรวมข้อมูลการวางระบบการบริการเรื่องการจัด พิมพ์เอกสารตามระบบของ ISO 9001: 2008 และการบริการถ่ายสำเนาเอกสาร การอัดสำเนาด้วยเครื่องโรเนียวแบบระบบดิจิตอล ให้แก่ฝ่าย/ศูนย์ต่าง ๆ ของ สวป. รวมทั้งการบำรุงรักษาและดูแลการใช้บริการของฝ่ายต่าง ๆ ที่มาใช้บริการ
หน่วยการเจ้าหน้าที่
ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมบัญชีลงนามประจำวันของข้า ราชการ/พนักงานมหาวิทยาลัย ลูกจ้างงบคลัง ลูกจ้างงบรายได้ ลูกจ้างปฏิบัติงานชั่วคราว จัดทำสถิติ สาย ป่วย กิจ และการมาปฏิบัติงานประจำวันส่งฝ่าย/ศูนย์1. การพิจารณาเสนอความดี ความชอบการเลื่อนขั้นเงินเดือน2. การพิจรณาเสนอรายชื่อผู้มีสิทธิได้รับเงินอุดหนุนบุคลากรที่อุทิศเวลาให้แก่ราชการ3. การเลื่อนระดับ/การเทียบระดับบุคลกรให้สูงขึ้น4. การเปลี่ยนตำแหน่งบุคลกร5. การตรวจสอบบุคลากรในการเสนอขอพระราชทานเครื่องราช-อิสริยาภรณ์6. ดำเนินการโอน รับโอน ยืมตัว ลาออกจากราชการ7. ดำเนินการจัดทำคำสั่งสำนักฯ และพิมพ์คำสั่งมหาวิทยาลัย8. ดำเนินการจัดส่งรายชื่อบุคลากรเพื่อแต่งตั้งเป็นกรรมการคุมสอบ และเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกในการสอบ9. ขออนุมัติบุคลการเพื่อแต่งตั้งเป็นเจ้าหน้าที่ให้คำปรึกษาและอำนวยความสะดวก ในการปฏิบัติงานลงทะเบียนเรียน และรับสมัครนักศึกษาใหม่ และทำบัญชีลงนามปฏิบัติงานในการเบิกค่าตอบแทน10. ดำเนินการขออนุมติเปลี่ยนชื่อ-สกุล เพิ่มวุฒิการศึกษา11. ดำเนินการออกหนังสือรับรอง12. ดำเนินการจัดเก็บประวัติของบุคลกร
หน่วยอาคารสถานที่และยานพาหนะ
มีหน้าที่ควบคุมดูแลอาคารสำนักงาน เนื้อที่ 8,547.49 ตารางเมตร และพื้นที่สนามหญ้ารอบ ๆ บริเวณอาคาร เนื้อที่ 1,306.5 ตารางเมตร ของ สวป. บำรุง ดูแลเครื่องใช้ไฟฟ้าทั้งหมดของระบบ ดูแลการใช้ห้องประชุมขนาด 100 ที่นั่ง ดูแลการใช้รถยนต์ของสำนักงาน ในการปฏิบัติงานตามสถานที่ต่าง ๆ ควบคุมดูแลการปฏิบัติงาน ของผู้ใต้บังคับบัญชา พนักงานขับรถยนต์ คนงาน และนักการภารโรง จำนวน 12 คน และพนักงานทำความสะอาดของเอกชน จำนวน 10 คน ควบคุมดูแลการจัดสถานที่การรับสมัครนักศึกษาใหม่ของทุกปีการศึกษา ดำเนินการประเมินราคาการซ่อมปรับปรุงอาคารเครื่องอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ควบคุมการก่อสร้าง ของผู้รับจ้างในส่วนของสำนักงาน ตลอดจนดำเนินการประสานงานระบบการติดตั้งการเดินสายนำสัญญาณระบบ ON-LINE กับสถาบันคอมพิวเตอร์

2. งานคลังและพัสดุ
มีหน้าที่ในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง ตามที่ สวป. ได้รับการจัดสรรงบประมาณ ทั้งงบประมาณรายจ่ายจากรายได้ของมหาวิทยาลัย และงบแผ่นดินโดยปฏิบัติงานตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และระเบียบมหาวิทยาลัยรามคำแหง ว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2538 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 5) พ.ศ. 2548 ควบคุมและบริหารเงินงบประมาณ การเบิกจ่ายเงินจากการจัดซื้อจัดจ้าง การเบิกค่าตอบแทนต่าง ๆ การเก็บรักษาเงินสดรับรายวันเพื่อนำส่งกองคลังในวันรุ่งขึ้น การเก็บเงินสำรองจ่ายของ สวป. และการดำเนินงานในงานคลังและพัสดุ ได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดมาตรฐาน ISO 9001: 2008 โดยมีหน่วยงานที่รับผิดชอบ 2 หน่วยงาน คือ
หน่วยการเงินและบัญชีหน้าที่และความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการเงินและการบัญชี ของสำนักฯ เบิกจ่ายเงินจัดซื้อจัดจ้าง วัสดุ ครุภัณฑ์ โครงการอบรมสัมมนา ค่าตอบแทน การปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ ค่าตอบแทน การปฏิบัติงานชั่วคราว ค่าตอบแทนการลงทะเบียนเรียน ค่าตอบแทนการรับสมัคร นักศึกษาใหม่ ค่าการบรรยายภาคฤดูร้อน ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ ตามงบประมาณที่ได้รับทั้งบประมาณแผ่นดิน และงบประมาณรายจ่ายจากรายได้ของมหาวิทยาลัย การเบิกเงินค่ารักษาพยาบาล ค่าการศึกษาบุตร เงินช่วยเหลือค่าดอกเบี้ยเงินกู้เพื่อที่อยู่อาศัย เงินช่วยเหลือพิเศษกรณีเสียชีวิต การรับ-จ่ายเงินทั้งเงินงบประมาณ และเงินนอกงบประมาณ การเก็บรักษาเงินสดทุกประเภทของ สำนักฯ ที่ค้างส่ง การเก็บรักษาเงินสำรองจ่ายของ สำนักฯ ควบคุมการเบิกจ่ายเงินด้วยเช็ค การจัดทำรายงานทางการเงิน และการจัดทำบัญชีต่าง ๆ และได้ปฏิบัติงานตามข้อกำหนดมาตรฐาน ISO 9001: 2008
หน่วยพัสดุมีภาระหน้าที่เกี่ยวกับการจัดหาพัสดุและบริการต่าง ๆ จัดซื้อ จัดจ้าง วัสดุ และครุภัณฑ์ ตามที่ได้รับงบประมาณทั้งบประมาณแผ่นดินและงบประมาณรายจ่ายจากรายได้ ของมหาวิทยาลัย และตามความต้องการของฝ่าย/ศูนย์ต่าง ๆ ของ สวป. เพื่อให้ได้มาซึ่งพัสดุสำหรับใช้งานได้อย่างเพียงพอ คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพ ตรงตามความต้องการใช้งาน โดยเริ่มตั้งแต่การสำรวจความต้องการใช้พัสดุ การตรวจสอบรายละเอียดคุณลักษณะของพัสดุ การจัดทำรายงานขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง การอนุมัติให้จัดซื้อจัดจ้าง การทำสัญญาซื้อ สัญญาจ้าง การตรวจรับพัสดุไปจนถึงขั้นตอนเพื่อเตรียมการเบิกจ่ายให้แก่ผู้ขาย/ผู้รับ จ้าง ที่เป็นเจ้าหนี้ของส่วนราชการที่ได้ก่อหนี้ผูกพันตามสัญญาซื้อ สัญญาจ้างทำของ การจัดเก็บบำรุงรักษา การควบคุมพัสดุ การเบิก-จ่าย พัสดุ การแลกเปลี่ยน การยืม การเช่า การลงทะเบียนควบคุมและการจำหน่ายพัสดุ โดยปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่ายด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ 6 พ.ศ. 2545 และตามข้อกำหนดหลักเกณฑ์โครงการพัฒนาระบบงบประมาณ พัสดุ การเงินและบัญชีกองทุน โดยเกณฑ์พึงรับ-จ่าย ลักษณะ 3 มิติ และตามระเบียบมหาวิทยาลัยรามคำแหงว่าด้วยการพัสดุ ฉบับที่ 5 พ.ศ. 2548 รวมทั้ง   การควบคุมการปฏิบัติงานตามคู่มือปฏกิบัติงานตามข้อกำหนดมาตรฐาน ISO 9001: 2008 ตามที่มหาวิทยาลัยกำหนดมีหน้าที่และความรับผิดชอบ ดังนี้ ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการจัดทำคำขอ ตั้งงบประมาณประจำปี ทั้งงบคลังและงบรายได้จัดทำวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง จัดทำแผน/ผลการจัดซื้อจัดจ้างงบประมาณรายจ่ายจากรายได้ประจำปี  รายงานผลการปฏิบัติงาน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณทุกไตรมาส จัดทำแผนและผลการจ้างนักศึกษาช่วยงาน ลูกจ้างชั่วคราวรายวัน ลูกจ้างชั่วคราวรายเดือน ขออนุมัติใช้เงินเหลือจ่าย จัดทำแผนงานรายการครุภัณฑ์ ล่วงหน้า 3 ปี จัดทำแผนการจ้างนักศึกษาชั่วคราวรายวันล่วงหน้า ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่าง ๆ ของสำนักฯ ประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอก และปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย โดยขอแบ่งหน่วยในงานนโยบายและแผน เป็น 3 หน่วย ดังนี้
หน่วยวิเคราะห์แผนและงบประมาณ
มีหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการวิเคราะห์แผน และจัดทำคำขอตั้งงบประมาณ ทั้งงบคลังและงบรายได้ จัดทำวิเคราะห์กรอบอัตรากำลัง จัดทำแผน/ผลการจัดซื้อจัดจ้างงบประมาณรายจ่ายจากรายได้ประจำปี รายงานผลการปฏิบัติ/ผลการใช้จ่ายงบประมาณทุกไตรมาส ขออนุมัติเงินเหลือจ่าย ประสานงานกับงานวางผัง-แม่บท กองแผนงาน ในการปรับปรุงอาคารสถานที่ของ สวป.
หน่วยวิจัยสถาบันและสารสนเทศ
มีหน้าที่ความรับผิดชอบ การจัดเก็บรวบรวม ข้อมูลต่าง ๆ ของสำนักฯ และนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ของสำนักฯ เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษา ข้อมูลการรับสมัครนักศึกษา ข้อมูลด้านการใช้จ่ายงบประมาณ ข้อมูลด้านอาคารสถานที่ ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลด้าน ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง และข้อมูลอื่น ๆ ของ สวป. รวมทั้งการจัดทำเอกสารรายงานและแผนงาน และแผนภูมิ เกี่ยวกับข้อมูลทุกด้านของ สวป.
หน่วยวิเทศสัมพันธ์
มีหน้าที่ความรับผิดชอบติดต่อประสานงานกับงานวิจัยสถาบันกองแผนงาน สถาบันวิจัย และหน่วยวิเทศสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัย เพื่อแสวงหาความร่วมมือ ในด้านการพัฒนาทางวิชาการส่งเสริมการวิจัย การพัฒนาบุคลากรในรูปของทุนสนับสนุนการศึกษา การฝึกอบรมการวิจัย การดูงาน และการประชุมสัมมนาทั้งในประเทศ และต่างประเทศ ตลอดจนแลกเปลี่ยนงาน ด้านวิชาการ วิเคราะห์ ประเมินโครงการต่าง ๆ ที่ได้รับความช่วยเหลือจากในประเทศและต่างประเทศ ประสานงานการจัดการประชุมสัมมนา นานาชาติที่มหาวิทยาลัย หรือ สวป. เป็นเจ้าภาพ

4. งานประกันคุณภาพการศึกษามีหน้าที่ความรับผิดชอบในการประสานงานกับคณะกรรมการคุณภาพการศึกษาของ สำนักฯ และสำนักประกันคุณภาพการศึกษา  ของมหาวิทยาลัย จัดทำแผนการประกันคุณภาพการศึกษาและรายงานแผนการประกัน-คุณภาพการศึกษา ของสำนักฯ รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล แจ้งข่าวสารให้กับหน่วยงานในสำนักฯ และผู้บังคับบัญชารับทราบ ประสานงานกับหน่วยงาน ทั้งภายในและภายนอก ในการประเมินคุณภาพการศึกษา ให้คำปรึกษาและแนะนำเกี่ยวกับการประกันคุณภาพการศึกษากับหน่วยงานต่าง ๆ ในสำนัก เตรียมเอกสาร สถานที่ การฝึกอบรมที่เกี่ยวกับการประกันคุณภาพการศึกษา รวบรวมแบบประเมินผลการประกันคุณภาพการศึกษาให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ประเมินผลและส่งผลการประเมินการประกันคุณภาพให้แก่ฝ่ายต่าง ๆ ในสำนักฯ เพื่อดำเนินการปรับปรุงแก้ไข